○美里町文書規程
令和7年2月3日
訓令第2号
美里町文書規程(平成16年美里町訓令第4号)の全部を改正する。
(目的)
第1条 この規程は、美里町における公文書の取扱いに関し別に定めがあるもののほか、基本的な事項を定め、公文書の適正な管理と事務の効率的な運用を図ることを目的とする。
(1) 行政文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作られた記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。)であって、組織的に用いるものとして、美里町が保有しているものをいう。
(2) 歴史公文書等 保存期間を満了した行政文書のうち町行政の推移が歴史的に跡付けられるものとして、町長が認める文書、又は法人その他の団体若しくは個人から美里町に寄贈寄託された地域資料等をいう。
(3) 公文書 行政文書及び歴史公文書等をいう。
(4) 課 美里町課設置条例(平成16年条例第6号)第1条に規定する課並びにこれに相当する組織をいう。
(5) 課長 前号に掲げる課の長及び組織の長をいう。
(6) 文書管理システム 文書等の収受、供覧、起案、回議、決裁、保存、廃棄等の事務を総合的に管理する電子情報処理組織をいう。
(7) 電子決裁 文書管理システムの機能を利用して電子的方式により行う収受、供覧、起案、回議、決裁等の処理のことをいう。
(8) 完結文書 一定の手続によって施行され、かつ事案の処理を完結した公文書をいう。
(9) 保管 活用頻度の高い公文書を、主に執務室内で管理することをいう。
(10) 保存 活用頻度の低下した公文書を、原則として文書倉庫等において管理することをいう。
(11) 保存期間 公文書の完結から廃棄するまでの期間をいう。
(文書管理システムによる処理)
第3条 本町における起案その他の公文書の処理については、原則として文書管理システムを利用するものとする。ただし、総務課長がこれにより難いと認めた場合は、この限りでない。
(公文書の取扱い)
第4条 公文書は、正確、迅速かつ丁寧に取り扱い、常にその処理経過を明らかにするとともに、事務が適正かつ円滑に行われるよう処理し、管理しなければならない。
2 重要な公文書は非常災害に際し、いつでも職員が持ち出すことができるように管理するとともに、紛失、火災、盗難などに対する予防措置を講じなければならない。
3 公文書は個人情報の保護に留意して適正かつ厳格に管理しなければならない。
(総務課長の責務)
第5条 総務課長は、文書事務を総括し、当該事務が適正かつ円滑に処理されるよう必要な指導及び調整を行うものとする。
(主管課長の責務)
第6条 主管課長は、この規程の定めるところにより、その所管する文書事務について、迅速かつ適正に処理し、課の文書事務が常に円滑に処理されるよう、所属する職員を指導しなければならない。
(文書取扱主任)
第7条 公文書の取扱いに関する事務を適正かつ円滑に処理するため、課(課に相当する組織を含む。)に文書取扱主任を置き、係長の職にある者をもってこれに充てる。この場合において、係(係に相当する組織を含む。)を置かない課にあっては、課長が指名する者をもってこれに充てるものとする。
2 文書取扱主任は、係(係を置かない課にあっては、課)における次に掲げる事務を処理する。
(1) 公文書の整理、保管、保存、及び廃棄に関すること。
(2) 公文書の分類及び保存期間に関すること。
(3) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(4) 文書管理システムに関すること。
(5) 前各号に定めるもののほか、文書事務全般に関すること。
(公文書の種類)
第8条 公文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 法規文
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するものをいう。
イ 規則 地方自治法第15条の規定により制定するものをいう。
(2) 公示文
ア 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づき、処分又は決定した事項を一般に公示するものをいう。
イ 公告 告示以外で一定の事項を一般に公示するものをいう。
(3) 令達文
ア 訓令 町長が、所属の機関又は職員に対して例規となるべきことを指揮命令するものをいう。
イ 達 町長が、特定の個人、法人又は団体に対してその権限に基づいて命令、禁止、停止、取消し、変更等の処分をするものをいう。
ウ 指令 町長が、特定の個人、法人又は団体の申請、願出等に対して許可、認可、承認等をするものをいう。
(4) 通達文
ア 通達 所属の機関又は職員に対して事務処理の方針、細目等を指示するものをいう。
イ 依命通達 町長が、自己の持つ名をもって所属の機関又は職員に対して通達すべき事項をその補助機関が町長の命を受けて当該補助機関名をもって行うものをいう。
(5) 往復文 照会、回答、請求、督促、諮問、答申、報告、協議、申請、進達、建議、副申、具申、内申、勧告、通知、送付、依頼等をいう。
(6) 内部文 伺、復命書、供覧、事務引継書等をいう。
(7) その他の公文 議案文、証明書、契約書、表彰状、儀式文等前各号に掲げる文書等以外の文書をいう。
(公文書の左横書き及び書式)
第9条 公文書は、左横書きとしなければならない。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。
(1) 法令の規定により様式を縦書きと定められているもの
(2) 他の官公署で様式を縦書きと定めたもの
(3) 表彰文、儀式文その他総務課長が縦書きを適当と認めるもの
2 公文書の書式は、別に定める。
(公文書の記号及び番号)
第10条 公文書には、次により記号及び番号を付けなければならない。
(1) 条例、規則、告示及び公告 町名を冠し、それぞれ総務課備付けの条例番号簿、規則番号簿、告示番号簿又は公告番号簿(様式第1号)により番号を付ける。
(2) 訓令 町名を冠し、総務課備付けの訓令番号簿(様式第2号)により番号を付ける。
(3) 達及び指令 町名を冠し、総務課備付けの達番号簿及び指令番号簿(様式第3号)により番号を付ける。
(4) 通達文及び往復文 町名及び課の首字を付し、文書管理システムにおいて管理する収発簿により、番号を付ける。
(記名)
第11条 文書等の記名は、町長名及び町名を用いるものとし、往復文書等で特に軽易なものについては、課長名を用いることができる。
(受付)
第12条 役場に到達した文書、金品、物品等は、文書受領主管課において受け付けるものとする。ただし、役場で受け付けることが適当でない文書は、付せんを付けて転送又は返送の手続をしなければならない。
2 郵便料金が未納又は不足の文書は、公務に関係があると認められるものに限り、その未納又は不足の料金を納めて受け付けることができる。
(配布)
第13条 文書受領主管課において、受付した文書、金券、物品等は、次によりこれを取り扱わなければならない。
(2) 町長、副町長宛又は宛先が不明のものは開封し、主管課を判別した上で主管課に配布する。
(3) 親展文書は、開封しないで、宛名の者に配布する。
(5) 書留郵便物は、書留郵便交付簿(様式第4号)に所要事項を記載して、配布する。
(7) 小包郵便物、その他の物品は、開封しないで、主管課に配布する。
(8) 2以上の課に関連する文書、物品等は、関係の重い課に交付する。その重軽量の分かち難いものは、上司の指示を受けなければならない。
(収受)
第14条 主管課長は、公文書の配布を受けたときは、遅滞なくこれを査閲し、自ら処理するものを除くほか、処理の方針を示してこれを課員に配布しなければならない。
2 公文書の供覧は、原則として電子決裁によることとし、供覧(様式第7号)によらなければならない。ただし、次に掲げるもので、主管課長が、あらかじめ総務課長に協議して別に定めるものについては、この限りでない。
(1) 案内状、礼状等に類するもの
(2) 事務連絡等で軽易なもの
(3) 新聞、雑誌、カタログその他これらに類するもの
(4) 前各号に掲げるもののほか、主管課長が不要であると認めたもの
(起案)
第16条 公文書の起案は、原則として電子決裁によることとし、伺書(様式第8号)によらなければならない。ただし、次に掲げるもので、主管課長が、あらかじめ総務課長に協議して別に定めるものについては、この限りでない。
(1) 軽易なもので文書の余白に処理案を記載して処理できるもの
(2) 定例的なもので所定の簿冊に要旨を記入して処理できるもの
(3) 処理について一定の帳票が定められているもの
(例文の設定)
第17条 例文を設定する必要があるときは、主管課長は、あらかじめ総務課長と協議して定めることができる。
(起案の方法)
第18条 公文書を起案するに当たっては、その内容が適法かつ適当なものであるとともに、その表現が正確かつ明瞭であるようにしなければならない。
2 起案の具体的方法は、次によらなければならない。
(1) 公文書に用いる漢字、漢字の音訓、仮名遣い及び送り仮名は、それぞれ常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)によること。
(2) 特別の場合を除き、黒インクを用い、訂正したときは、起案者は、訂正箇所を明瞭にすること。
(3) 公文書の書式が定められているものは、その書式によること。
(4) 必要により簡単な提案理由、関係法令、参考となる事項又は資料を添付すること。
(5) 電報案は、特に簡明にし、余白に総字数を記載すること。
(6) 前各号に掲げるもののほか、総務課長が特に必要があると認めて指示した事項
(1) 町長の確認又は決裁を要するもの 町長
(2) 副町長限りで確認又は決裁するもの 副町長
(3) 主管課長限りで確認又は決裁するもの 課長
(回議)
第20条 第15条の規定により起案した回議案は、起案者から順次回議して、電子決裁により上司の決裁を受けなければならない。ただし、特に軽易な回議案については、この限りでない。
(秘密決裁)
第21条 回議中秘密を要するもの、又は特に重要なものは、課長又は係長等責任ある者自ら携帯して、決裁を受けなければならない。
(合議)
第22条 他課の主管事務に関係のある回議案は、その関係の課に合議し、又は回覧しなければならない。
2 合議又は回覧を受けた課は、遅滞なくこれを閲了しなければならない。
(回議又は合議における訂正)
第23条 回議案の回議又は合議を受けた者が、その記載事項のうち、金額その他重要な事項を訂正するときは、訂正者は、訂正箇所を明瞭にし、起案者に報告するものとする。
2 前項の規定により、合議を受けた課において訂正するときは、主管課に協議しなければならない。この場合において、協議が整わないときは、上司の指示を受けて処理しなければならない。
(後閲)
第24条 回議を受けた事項について、代決した場合は、代決した回議案について、上司の出勤後、遅滞なく閲覧に供さなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。
(専決者及び代決者が不在のときの手続)
第25条 決裁を受ける場合において、専決者及び代決者が不在のときは、緊急を要するものについては、専決者及び代決者の決裁を経ずに上司の決裁を受けることができる。この場合において、前条第2項に準じて速やかに後閲を受けなければならない。
(廃案等)
第26条 回議案が、回議中に廃案となり、又は重大な要旨の変更を受けたときは、起案者は、当該回議案の余白(文書管理システムを利用して回議している場合にあっては備考欄)に「廃案」若しくは「要旨変更」と記載し、かつ、回議した関係者に供覧し、又はその旨を通知しなければならない。
2 回議案について、決裁後その施行前に、廃案又は要旨の変更の必要を生じたときは、起案者は、次の各号により処理しなければならない。
(1) 廃案を必要とする場合は、廃案の理由を付して当該回議案を廃案とする伺を新たに起案し、廃案とすべき回議案を添えて決裁を受け、決裁後は、廃案となった回議案を関係文書とともに保存する。
(2) 要旨の変更を必要とする場合は、要旨の変更の理由を付して当該回議案の要旨を変更する伺を新たに起案し、要旨を変更すべき回議案を添えて決裁を受け、要旨変更後の内容により施行する。
(決裁日)
第27条 決裁を終わった回議案(以下「決裁文書」という。)は、決裁年月日を文書管理システムに登録し、又は決裁日付印(様式第9号)を押さなければならない。
(番号の記入)
第28条 決裁文書には、第9条の規定により番号を記入しなければならない。
(浄書)
第29条 決裁文書で浄書を要する公文書は、主管係において浄書及び校合しなければならない。
(公印の押印)
第30条 浄書した公文書には、美里町公印規程(平成16年美里町訓令第6号)の定めるところにより公印を押さなければならない。ただし、議案、照会、請求、報告、協議、申請、進達、送付、通知及び依頼文書で、次に掲げる者については押印を省略できるものとする。
(1) 庁内文書
(2) 庁外文書で軽易なもの及び定例的なもの
(3) 案内状、礼状等の書簡文書で、押印しないことが通例であるもの
(4) 大量に発送する必要のある同一文書その他文書で、法的拘束力を持たない通知書、案内書及び依頼書のうち、押印を省略することによる支障を及ぼさないもの
2 公印の使用に当たっては、公印の管守者は、決裁文書及び浄書した公文書を審査した後、その承認を与えなければならない。
(発送文書の取扱い)
第31条 浄書した公文書で発送する文書は、主管課において持参達又は直接交付するもののほか、決裁文書を添えて全て文書受領主管課に回付し、文書受領主管課において発送する。
2 特別の取扱いを要するものには、その種別を重要、秘、親展、速達、書留等を封筒葉書等の表部に表示すること。
(施行日)
第32条 決裁を終わった公文書の発送、公布等の施行が完了した場合は、施行年月日を文書管理シスムに登録しなければならない。ただし、文書管理システムによらない決裁文書については、当該決裁文書に記載するものとする。
(1) 議案文の決裁文書 主管課において議案原稿2部を作成して、決裁文書とともに総務課長に送付するものとする。
(2) 条例及び規則の公布の決裁文書 主管課において浄書した条例案又は規則案に町長の署名を受けた後、当該署名を受けた条例又は規則は、総務課長に送付するものとする。
(未完結文書の整理)
第34条 未完結文書は、常に整理し、主務者が不在の場合でもその経過が分かるようにしておかなければならない。
(完結文書の編さん)
第35条 主管課長は、完結文書を次により編さんさせなければならない。
(1) 完結文書は、次条の規定の区分により、編さんしなければならない。
(2) 簿冊の厚さは、10センチメートルを限度として編さんすること。ただし、紙数の多少によって、分冊又は数年度分を合冊して編さんすること。
(3) 施行年月日の順に編さんすること。
(4) 簿冊は1冊ごとに、背表紙を付けなければならない。
(公文書の保存期間等)
第36条 公文書の編さんは、原則として、会計年度ごとに行うものとし、これを4種に分け、次の保存期間に区分して編さんし、保存しなければならない。
(1) 第1種 30年保存
(2) 第2種 10年保存
(3) 第3種 5年保存
(4) 第4種 1年保存
3 前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書については、法令等に定める期間により、時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、当該時効の期間を考慮して、その保存期間の種別を定めるものとする。
4 公文書の保存期間の計算は、その完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年により処理する必要がある文書は、その完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。
(1) 現に監査、検査等の対象となっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決の日の翌日から起算して1年間
(4) 美里町情報公開条例(平成19年美里町条例第2号)第6条の開示請求があったもの 同条例第11条第1項又は第2項の決定の日の翌日から起算して1年間
6 主管課長は、職務の遂行上第1項の保存期間を超えて保存する必要があると認めるときは、総務課長と協議の上、保存期間を変更することができる。
(公文書の管理)
第37条 保存文書は、文書倉庫に所定期間保存し、総務課長が管理しなければならない。
2 主管課長は、完結文書及び保管文書を所定の場所に整理保管するとともに、重要なものは火災、盗難等の予防措置を講じなければならない。
(保存文書の借覧)
第38条 保存文書を借覧しようとする者は、総務課長の承認を受けなければならない。
2 借覧期間は、7日以内とする。ただし、やむを得ない理由があるときは、総務課長の承認を得て1箇月以内に限り借覧することができる。
3 借覧期間は、期間内であっても総務課長から返還の請求があったときは、直ちに返還しなければならない。
第39条 借覧した保存文書は、他人に転貸し、又は抜き取り、取り替え、若しくは訂正してはならない。
2 借覧した保存文書を破損し、又は亡失したときは、直ちに総務課長に届け出て、その指示を受けなければならない。
3 借覧した保存文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、総務課長の承認を得たときは、この限りでない。
(部外者の保存文書閲覧)
第40条 保存文書は、職員以外の者に閲覧させ、又は謄写させることはできない。ただし、町長の承認を得たときは、この限りでない。
(保存文書の廃棄)
第41条 保存期間が満了した保存文書は、その文書中印章等移用のおそれがあるもの又は秘密に属するものを抹消し、又は裁断した上、処分しなければならない。保存期間が満了しない文書のうち、総務課長及び主管課長において保存の必要がないと認めるものについても、同様とする。
(勤務時間外の文書の取扱い)
第42条 勤務時間外における文書の受領については、別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、令和7年2月3日から施行し、改正後の美里町文書規程の規定は令和6年4月1日から適用する。
(経過措置)
2 この訓令は、この訓令の施行の日(以下「施行日」という。)以後に収受し、又は起案した文書等について適用し、施行日前に収受し、又は起案した文書等については、なお従前の例による。
3 この訓令の施行の際、改正前の美里町文書規程の規定による帳票その他様式等で、現に存するものについては、当分の間、所要の修正を加え、なお使用することができる。
別表(第36条関係)
第1種(30年保存) (1) 条例、規則、訓令及び告示の制定、改廃その他例規に関するもの (2) 国、県等からの通牒その他将来の参考となる重要なもの (3) 廃置分合、改称、字区域及び境界等に関するもの (4) 議会の会議録、議決書等に関するもの (5) 町史編纂上必要な歴史的資料 (6) 基本構想、基本計画等町政の重要施策に関するもの (7) 訴訟、訴願、和解及び審査請求に関するもの (8) 認可、許可、契約その他行政処分に関する特に重要なもの (9) 叙位、叙勲及び褒章に関するもの (10) 町長、副町長及び教育長の事務引継ぎに関するもの (11) 公有財産の取得、管理及び処分に関するもの (12) 登記及び登録に関する重要なもの (13) 職員の身分、進退、賞罰、任免等人事に関するもの (14) 各種委員会、附属機関の委員等の任免に関するもの (15) 附属機関の設置及び廃止に関するもの (16) 調査、統計、報告、証明等に関する特に重要なもの (17) 原簿、台帳、図画等で特に重要なもの (18) 予算、決算等財務に関する特に重要なもの (19) 債権、債務に関する重要なもの (20) 基金に関する重要なもの (21) 町が発行する刊行物で重要なもの (22) 公印に関するもの (23) その他10年を超えて保存の必要なもの 第2種(10年保存) (1) 告示、公告、指令、達及び通達 (2) 官報及び熊本県公報 (3) 議会に関する重要なもの (4) 請願及び陳情等に関する重要なもの (5) 認可、許可、契約その他行政処分に関する重要なもの (6) 表彰(叙位、叙勲及び褒章を除く。)及び儀式に関する重要なもの (7) 登記及び登録に関するもの (8) 職員の服務に関する重要なもの (9) 事務及び事業の基本的な計画及び執行に関する重要なもの (10) 重要な会議に関するもの (11) 諮問及び答申に関する重要なもの (12) 調査、統計、報告、証明等に関する重要なもの (13) 申請、届出、申達等に関する重要なもの (14) 原簿、台帳、図画等で重要なもの (15) 予算、決算等財務に関する重要なもの (16) 補助金、各種交付金等に関する重要なもの (17) 基金に関するもの (18) その他5年を超えて保存の必要なもの 第3種(5年保存) (1) 議会に関するもの (2) 請願及び陳情等に関するもの (3) 認可、許可、契約その他行政処分に関するもの (4) 表彰(叙位、叙勲及び褒章を除く。)及び儀式に関するもの (5) 職員の服務に関するもの (6) 事務及び事業の基本的な計画及び執行に関するもの (7) 諮問、答申に関するもの (8) 調査、統計、報告、証明等に関するもの (9) 申請、届出、申達等に関するもの (10) 通知、照会及び回答に関する重要なもの (11) 消耗品の受渡しに関するもの (12) 文書の受付、発送及び処理に関するもの (13) 原簿、台帳、図画等 (14) 予算、決算等財務に関するもの (15) 監査及び検査に関するもの (16) 債権、債務に関するもの (17) 補助金、各種交付金等に関するもの (18) その他1年を超えて保存の必要なもの 第4種(1年保存) (1) 職員の欠勤、遅参及び休暇等の請求に関するもの (2) 通知、照会及び回答に関する軽易なもの (3) 日誌、日報等事務処理に関する軽易なもの (4) 処理を終えた一時限りの願書及びこれに関するもの (5) その他1年を超える保存を要しないと認められるもの |
