(趣旨)

第1条　この規程は、美里町における文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(公文書の種類)

第2条　公文書の種類は、次のとおりとする。

(公文書の左横書き及び書式)

第3条　公文書は、左横書としなければならない。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。

(公文書の記号及び番号)

第4条　公文書には、次により記号及び番号を付けなければならない。

(公文書の記名)

第5条　公文書の記名は、町長名及び町名を用いるものとし、往復文書等で特に軽易なものについては、課長名を用いることができる。

(文書の受付)

第6条　役場に到達した文書、金品、物品等は、文書受領主管課において受け付けるものとする。ただし、役場で受け付けることが適当でない文書は、付せんを付けて転送又は返送の手続をしなければならない。

(文書の交付)

第7条　文書受領主管課において、受付した文書、金券、物品等は、次によりこれを取り扱わなければならない。

(文書の処理)

第8条　主管課長は、文書の交付を受けたときは、遅滞なくこれを査閲し、自ら処理するものを除くほか、処理の方針を示してこれを課員に交付しなければならない。

(文書の起案)

第9条　文書の起案は、伺書(様式第10号)によらなければならない。ただし、次に掲げるもの及び伺書を用いることが適当でない場合であって、主管課長が、あらかじめ総務課長に協議して別に定めるものについては、この限りでない。

(例文の設定)

第10条　例文を設定する必要があるときは、主管課長は、あらかじめ総務課長と協議して定めることができる。

(起案の方法)

第11条　文書を起案するに当たっては、その内容が適法かつ適当なものであるとともに、その表現が正確かつ明瞭であるようにしなければならない。

(取扱区分)

第12条　起案した文書(以下「回議案」という。)のうち次の各号に掲げるものは、当該各号に掲げる表示を起案用紙の取扱区分欄に朱書しなければならない。

(決裁区分の表示)

第13条　回議案には、次の各号に掲げる決裁区分に応じ、当該各号に定める表示を起案用紙の決裁区分欄に朱書しなければならない。

(回議)

第14条　回議案は、関係課員に回議した後、起案者又は内容を説明することができる者が持ち回り、上司の決裁を受けなければならない。ただし、特に軽易な回議案については、この限りでない。

(秘密決裁)

第15条　回議中秘密を要するもの、又は特に重要なものは、課長又は係長等責任ある者自ら携帯して、決裁を受けなければならない。

(合議)

第16条　他課の主管事務に関係のある回議案は、その関係の課に合議し、又は回覧しなければならない。

(回議又は合議における訂正)

第17条　回議案の回議又は合議を受けた者が、その記載事項のうち、金額その他重要な事項を訂正するときは、朱書し、訂正者は、訂正箇所に認印をしなければならない。

(後閲)

第18条　回議を受けた事項について、代決した場合は、代決者は、回議案の当該箇所の上部に「後閲」と朱書しなければならない。

(専決者及び代決者が不在のときの手続)

第19条　決裁を受ける場合において、専決者及び代決者が不在のときは、緊急を要するものについては、その不在者の箇所に「不在」と朱書して上司の決裁を受けることができる。この場合において、前条第2項に準じて速やかに後閲を受けなければならない。

(廃案等)

第20条　回議案が、回議中に廃案となり、又は重大な要旨の変更を受けたときは、起案者は、当該回議案の上部欄外に「廃案」若しくは「要旨変更」と朱書し、かつ、回議した関係者に供覧し、又はその旨を通知しなければならない。

(文書の審査及び決裁日付印)

第21条　第13条に規定する回議案は、主管課長に回議し、関係課長に合議した後、総務課長に提出し、その審査を受けなければならない。

(番号の記入)

第22条　決裁文書には、第4条の規定により番号を記入しなければならない。

(浄書)

第23条　決裁文書で浄書を要する文書は、主管係において浄書及び校合しなければならない。この場合において、浄書及び校合者は、それぞれ起案用紙の所定欄に認印を押さなければならない。

(公印の押印)

第24条　浄書した文書には、美里町公印規程(平成16年美里町訓令第6号)の定めるところにより公印を押さなければならない。ただし、儀式文等で公印を押すことが適当でないもの及び軽易な文書で別に定めるものについては、この限りでない。

(発送文書の取扱い)

第25条　浄書した文書で発送する文書(以下「発送文書」という。)は、主管課において持参達又は直接交付するもののほか、決裁文書を添えてすべて文書受領主管課に回付し、文書受領主管課において発送する。この場合郵送簿(様式第15号)に登載するものとする。

(条例及び規則の取扱い)

第26条　前条に規定するものを除くほか、次の各号に掲げる文書の施行及び発送については、当該各号に定めるところによる。

(未完結文書の整理)

第27条　未完結文書は、常に整理し、主務者が不在の場合でもその経過がわかるようにしておかなければならない。

(完結文書の編さん)

第28条　各課長は、完結文書を次により仮編さんさせなければならない。

(文書の保存期間等)

第29条　文書の編さんは、原則として、会計年度ごとに行うものとし、これを4種に分け、次の保存期間に区分して編さんし、保存しなければならない。

(完結文書の引継ぎ)

第30条　各課長は、前条第1項の規定により本編さんした文書を翌年度の8月31日までに、保存文書引継表(様式第20号)2通を添えて、総務課長に引き継がなければならない。

(保存文書の管守)

第31条　保存文書は、文書倉庫に所定期間保存し、総務課長が管守しなければならない。

第32条　各課長は、第28条の規定による仮編さんの完結文書及び第30条第2項の規定による保存文書は、所定の場所に整理保管するとともに、重要なものは火災、盗難等の予防措置を講じなければならない。

(保存文書の借覧)

第33条　文書倉庫内の保存文書を借覧しようとする者は、保存文書借覧簿(様式第23号)に所要事項を記載し、総務課長の承認を受けなければならない。

第34条　借覧した保存文書は、他人に転貸し、又は抜き取り、取り替え、若しくは訂正してはならない。

(部外者の保存文書閲覧)

第35条　保存文書は、職員以外の者に閲覧させ、又は謄写させることはできない。ただし、町長の承認を得たときは、この限りでない。

(保存文書の破棄)

第36条　保存期間が満了した保存文書は、その文書中印章等移用のおそれがあるもの又は秘密に属するものを抹消し、又は裁断した上、処分しなければならない。保存期間が満了しない文書のうち、総務課長及び主管課長において保存の必要がないと認めるものについても、同様とする。

(勤務時間外の文書の取扱い)

第37条　勤務時間外における文書の受領については、別に定める。