○美里町用地取得事務における特定個人情報の保護に関する取扱規程
平成28年3月18日
訓令第2号
(趣旨)
第1条 この規程は、美里町が行う用地取得事務において、取扱う特定個人情報の適切な使用、管理及び廃棄等に関して必要な事項を定めるものとする。
(用語の定義)
第2条 用語の定義は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条及び美里町個人情報保護条例(平成17年美里町条例第1号)第2条の定めるところによる。
(組織的安全管理措置)
第3条 特定個人情報の適切な使用、管理及び廃棄を行うために、用地取得事務を行う各課内に次の各号に定める者を置く。
(1) 保護管理者 各課長の職にある職員が務め、各課内における特定個人情報を適切に管理するとともに、必要かつ適切な監督を行う任に当たる。
(2) 総括事務取扱者 各課の用地担当係長の職にある職員が務め、課員が取得した個人番号の適切な利用、管理及び廃棄の任に当たる。
(3) 事務取扱担当者 各課の用地担当係長を除く課員とし、土地所有者等から適切に個人番号を取得する任に当たる。
(4) 点検者 各課長の職にある職員が務め、特定個人情報の適正な取扱いについて点検する任に当たる。
2 前条に定める者であっても、業務上の利用目的以外の目的で特定個人情報を閲覧及び利用してはならない。
(1) 個人番号を記載した書類の複製
(2) 個人番号に関する書類の持ち出し
(3) 前2号以外で個人番号の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(漏えい等の事案への対応)
第5条 保護管理者は、特定個人情報の情報漏えい等の事案が発生した場合は、速やかに総務課長に報告しなければならない。
2 前項の報告を受けた場合、総務課長は速やかに個人情報保護審議会へ報告するとともに、関係部署への連絡や協議、公表措置等の必要な措置を執らなければならない。
(個人番号の取得)
第6条 事務取扱担当者は、土地等の権利者(個人の場合に限る、以下同じ)との契約の締結時に、契約書等への署名押印に併せて、利用目的と取扱いを明示したうえで、土地等の権利者に個人番号に関する確認書(様式第1号)(以下「確認書」という。)の提出を求めるものとする。
2 事務取扱担当者は、前項に基づき確認書の提出を受けた場合は、個人番号及び土地等の権利者の身元について厳格に本人確認を行うものとする。
3 土地等の権利者の個人番号や身元に関する本人確認ができない場合又は確認書提出を拒否された場合等においては、確認書の提出を求めないものとし、この場合には用地交渉日誌にその理由を記録するものとする。
(個人番号管理台帳)
第7条 事務取扱担当者は、受領した確認書について、速やかに個人番号管理台帳(様式第2号)(以下「管理台帳」という。)に記載し、以後、確認書の廃棄に至るまで手続の状況を記録するものとする。
2 管理台帳は暦年毎に別綴りとし、確認書と併せて総括事務取扱者が管理するものとする。
3 管理台帳は、改ざんや窃取等の不正が無いように管理し、管理手続の状況を証する書類として、確認書の廃棄以後も適切に保管するものとする。
(利用)
第8条 総括事務取扱者は、譲渡所得税の確定申告に伴う不動産等の譲受けの対価の支払調書及び不動産等の使用料等の支払調書(以下「支払調書」という。)を税務署に提出する際に、確認書から個人番号を転記するものとする。
2 個人番号が記入された支払調書は税務署に提出し、複製は一切残さないものとする。
(職員に対する教育・研修)
第9条 保護管理者は、総括事務取扱者及び事務取扱担当者等に対し、個人番号の取得から管理及び廃棄に至る利用事務を処理するために必要な教育研修を行わなければならない。
(確認書等の管理)
第10条 総括事務取扱者は、保護管理者の指示に従い、確認書及び管理台帳を、使用時以外は通常施錠するキャビネットや金庫等に保管しなければならない。
第11条 総括事務取扱者は、確認書については、支払調書に係る法定保存年限に準じて、取得した年度の翌年度から起算して7年間保管するものとし、これの経過後は、自らの立ち会いのもと、速やかにシュレッダー、焼却又は溶解等により廃棄しなければならない。
2 総括事務取扱者は、管理台帳については、作成した年度の翌年度から30年間保管しなければならない。
(業務の委託)
第12条 保護管理者は、用地交渉や用地補償内容の説明業務を外部委託する場合においては、委託先において、番号法及びこの規程に基づき町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう、あらかじめ確認しなければならない。
2 保護管理者は、前項の委託を行った場合は、確認した措置の確実な実施について、必要かつ適切な監督を行うものとする。
(その他)
第13条 この規程に定めるもののほか、個人番号の使用、管理及び廃棄等に関し必要な事項については、別に定める。
附則
この規程は、公布の日から施行し、平成28年1月1日から適用する。
