(趣旨)

第1条　この要綱は、住民基本台帳に係る事務の取り扱いに関し、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)、住民基本台帳法施行令(昭和42年政令第292号。以下「政令」という。)、住民基本台帳法施行規則(平成11年自治省令第35号。以下「省令」という。)、住民基本台帳の一部の写しの閲覧及び住民票の写し等の交付に関する省令(昭和60年自治省令第28号。以下「住民票省令」という。)、戸籍の附票の写しの交付に関する省令(昭和60年法務省、自治省令第1号。以下「戸籍の附票省令」という。)及び住民基本台帳事務処理要領(昭和42年10月4日法務省民事甲第2671号、自治振第150号等法務省民事局長等から各都道府県知事あて通知(この要綱に定めのあるものを除く。)。以下「昭和42年通知」という。)に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この要綱で使用する用語の意義は、次の各号に掲げるものについて当該各号に定めるところによるほか、法、政令、省令、住民票省令、戸籍の附票省令、昭和42年通知の例による。

(従事職員の研修)

第3条　管理者は、従事職員に対し定期的にこの要綱に関する研修を実施しなければならない。

(本人確認の実施)

第4条　異動届等を受理するにあたり虚偽の届出を防止し、併せて住民基本台帳の正確な記録を確保するため、本人であることの確認(以下「本人確認」という。)を行うものとする。

(本人確認の方法)

第5条　本人確認は、異動届等持参人について実施するものとし、次のいずれかに該当する本人を確認できるもの(以下「身分証明書」という。)の提示を求めて行うものとする。

(郵便による転出届)

第6条　転出届が郵便により提出された場合は、第5条第1項各号又は同条第2項各号に規定する書類の写しを請求し、又は電話による聴聞を行うものとする。

(届出の受理)

第7条　異動届等の受理の際、異動届等持参人の本人確認ができなかった場合であっても、届書が正確に記載されていることを確認し、受理するものとする。

(受理の通知)

第8条　前条の場合は、届出人本人に対し住民異動届受理通知書(様式第1号。以下「受理通知」という。)を送付するものとする。

(受理通知の方法)

第9条　受理通知は、封書による普通郵便とし、当該封書の外部から内容を読みとることができないようにするものとする。

(受理通知のあて先)

第10条　受理通知のあて先は、届出人の異動前の住所地とする。

(受理通知の作成)

第11条　受理通知の作成にあたり、次に掲げる行為について異動届等持参人に行わせることができる。

(届書への記載)

第12条　本人確認を行ったこと等を明らかにするために、当該届書の欄外に、次に掲げる事項を記載するものとする。

(受理通知の台帳の作成及び保存期間)

第13条　受理通知を送付したものについては、台帳を作成するものとする。

(関係市町村との連携)

第14条　なりすましによる転入・転出等、犯罪の嫌疑があると思料するときは、関係市町村と連携し、必要な調査を行うものとする。

(本人確認の実施)

第15条　法第11条等の請求を受理するに当たり、不当な請求を未然に防止するため本人確認を行うものとする。

(本人確認の方法)

第16条　法第11条等の請求に係る本人確認は、請求書持参人について実施するものとし、第5条第1項に規定する書面の提示を求めて行うものとする。

(請求に係る書面)

第17条　法第11条等の請求は、窓口備付けの請求書又は本町ホームページに掲載したもの若しくは次の各号の請求に応じて当該各号に定めるものにより行わなければならない。

(請求書の審査)

第18条　従事職員は、法第11条等の請求の審査にあたっては、請求書に次の各号に掲げる事項の記載等があることを確認するものとする。

(請求者等への告知)

第19条　請求書持参人が代理人又は使者の場合に、当該代理人又は使者の本人確認ができなかったときは、請求者に対して電話により請求に係る意思の確認等を行うことができる。

(告知書の内容)

第20条　告知書の内容は、次のとおりとする。

(告知書の作成)

第21条　告知書の作成にあたり、次の各号に掲げる行為について請求書持参人に行わせることができる。

(告知書の台帳の作成)

第22条　告知書を送付したものについては、関係書類の写しを保存する台帳を作成するものとする。

(官公署からの請求の委任)

第23条　官公署からの請求の請求書持参人が官公署の職員でないときは、当該請求を行う官公署の所属長等の公印が押印された委任状を提出しなければならない。

(郵便等による請求に係る証明書の送付先)

第24条　法第12条第1項に規定する者からの郵便等による請求に係る証明書の送付先は、その者の住民票に記録されている住所とする。

(第三者からの請求の審査)

第25条　第三者からの請求については、第18条に基づいて審査するほか、次の方法により審査する。

(第三者からの請求の拒否)

第26条　第三者からの請求については、次に掲げるときは、請求を拒否するものとする。

(閲覧の請求)

第27条　法第11条又は第11条の2の規定により住民基本台帳の一部の写しの閲覧を請求する者は、第17条第1項に規定する書面を提出しなければならない。ただし、請求者が法人及び団体(以下「法人等」という。)の場合には、当該法人等の概要が分かる資料(法人登記等)を提出しなければならない。また、閲覧の目的がアンケート等の場合には、発送される郵便物を全てサンプルとして添付しなければならない。

(閲覧の予約等)

第28条　閲覧を請求する者は、次に定めるところにより予約をしなければならない。

(閲覧に係る住民基本台帳の一部の写しの改製)

第29条　磁気ディスクをもって調製した住民票に記録されている住民基本台帳の一部の写しの改製は、1月、4月、7月及び10月の初日に行うものとする。

(閲覧の日時等)

第30条　閲覧は、指定した場所において、指定した日の午前9時から正午まで及び午後1時から午後5時までの間の指定した時間に行わなければならない。

(閲覧名札等の貸与等)

第31条　管理者は、閲覧を許可したときは、閲覧の請求者に閲覧名札(様式第3号)及び閲覧表示札(様式第4号)を貸与し、閲覧させるものとする。

(閲覧者の遵守事項)

第32条　住民基本台帳の一部の写しを閲覧する者は、次に掲げる事項を遵守しなければならない。

(閲覧の監視)

第33条　従事職員は、請求者等の閲覧が適正に行われるよう監視するものとする。

(複写の保管)

第34条　従事職員は、閲覧者が住民基本台帳の一部の写しから転記したものを複写して保管するものとする。

(電話照会)

第35条　官公署から刑事訴訟法(昭和23年法律第131号)第197条第2項の規定に基づく照会で、緊急措置として電話による住民票又は戸籍の附票の記載事項に関する照会(以下「電話照会」という。)が行われたときは、後日、公文書を提出することを確認したうえで、照会に応じるものとする。

(照会者名簿の提出)

第36条　前条の規定により電話照会に応じる場合は、電話照会をする官公署(以下「電話照会官公署」という。)からあらかじめ、その官公署の代表電話番号並びに電話照会をする者(以下「電話照会者」という。)の所属及び氏名を記載した名簿(以下「電話照会者名簿」という。)の提出を受けるものとする。

(電話照会の審査等)

第37条　電話照会を受けた従事職員は、電話照会者の所属及び氏名を電話照会者名簿と照合するものとする。

(電話照会の拒否)

第38条　次のいずれかに該当するときは、電話照会に応じないものとする。

(文書等の保管及び処分)

第39条　文書等の保管に関しては、個人情報の漏洩に留意し、保存年限終了後は適切に処分するものとする。

(施行期日)

第1条　この告示は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)附則第1条第4号に掲げる規定の施行の日(平成28年1月1日)から施行する。ただし、第1条(美里町戸籍に係る事務取扱要綱第7条第1項第1号の改正規定を除く。)の規定、第2条(美里町住民基本台帳に係る事務取扱要綱第5条第1項第1号及び第17条第1項第5号の改正規定を除く。)の規定及び第6条(美里町地域生活支援事業実施要綱第78条第3号、第4号及び第5号の改正規定を除く。)は公布の日から、第6条(美里町地域生活支援事業実施要綱第1条の改正規定を除く。)の規定は番号法附則第1条第5号に掲げる規定の施行の日から施行する。

(美里町住民基本台帳に係る事務取扱要綱の一部改正に伴う経過措置)

第3条　第2条(美里町住民基本台帳に係る事務取扱要綱第5条第1項第1号の改正規定に限る。)の規定の施行日前に行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律の施行に伴う関係法律の整備に関する法律(平成25年法律第28号。)第19条の規定による改正前の住民基本台帳法(以下この条において「旧住基法」という。)第30条の44第3項の規定により交付された住民基本台帳カードについては、なお従前の例による。