(趣旨)

第1条　この要綱は、戸籍に関する届出を持参した者に対する身分確認(以下「本人確認」という。)及び戸籍関係の証明書の交付請求に係る事務取扱等について、戸籍法(昭和22年法律第224号。以下「法」という。)、戸籍法施行規則(昭和22年司法省令第94号。以下「省令」という。)及び戸籍の届出における本人確認等の取扱について(平成15年3月18日民一第748号民事局長通達)に定めるもののほか必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この要綱で使用する用語の意義は、次の各号に掲げるものについて当該各号に定めるところによるほか、法及び省令の例による。

(従事職員の研修)

第3条　管理者は、従事職員に対し、定期的にこの要綱に関する研修を実施しなければならない。

(本人確認の実施)

第4条　虚偽の届書により戸籍へ不実の記載がされることを未然に防止するため、本人確認を行うものとする。

(本人確認の対象となる届出の範囲)

第5条　本人確認を行う届出の種類は、創設的届出(届出によって、初めて効力が生じることとなる届出をいう。)とする。ただし、法第38条第2項に該当する届出については、この限りでない。

(本人確認の対象者)

第6条　本人確認の対象者は、届出を持参した者(使者を含む。以下「持参人」という。)とする。

(本人確認の方法)

第7条　本人確認は、次のいずれかに該当する本人を確認できるものの提示を求めて行うものとする。

(郵送による届出及び執務時間外や休日等に届出があった場合の事務処理方法)

第8条　郵送による届出又は執務時間外及び休日等に届出があった場合は、本人確認を行わないものとし、届書が受理された旨を届書中の全届出人に対し通知する。

(届書の受理)

第9条　届書の受理の際、持参人の本人確認ができなかった場合であっても、届出要件を満たしているときは、これを受理する。

(受理の通知)

第10条　届書を受理する際に本人確認ができなかった全ての届出人に対し、受否の照会をしているときを除き、届出を受理した後、届出人に対し届出を受理した旨の通知(以下「通知」という。)をするものとする。ただし、日本国内に住民登録をしていない者であった場合は、この限りでない。

(通知の内容)

第11条　前条の通知については、様式第1号により行うものとする。

(通知の方法)

第12条　通知は「親展」と記載した封書による普通郵便とし、当該封書の外部から内容を読みとることができないようにするものとする。

(通知のあて先及びあて名)

第13条　通知のあて先は、届出人の住民基本台帳又は戸籍の附票上の住所とする。ただし、届出日以後に住所変更がされている場合には、変更前の住所をあて先とする。

(返送された通知の保存)

第14条　通知があて先不明等により返送された場合は、再送せず、通知に係る届出を受理した年度の翌年から1年間保存する。

(届書への記載事項)

第15条　本人確認を行ったことを明らかにするために、当該届書の欄外に、次に掲げる事項を記載するものとする。

(確認台帳)

第16条　通知の経緯を明らかにするために、当該届書の写しを確認台帳としてフォルダ化するものとする。

(確認台帳の保存)

第17条　確認台帳は、当該届出を受理した年度の翌年から5年間保存する。

(本人確認の実施)

第18条　請求を受理するに当たり、不当な請求を未然に防止するため本人確認を行うものとする。

(本人確認の対象者)

第19条　本人確認の対象者は、請求に係る書面を持参した者(以下「請求書持参人」という。)とする。

(本人確認の方法)

第20条　請求に係る本人確認は、請求書持参人について実施するものとし、第7条第1項に規定する書面の提示を求めて行うものとする。

(本人確認ができなかった旨の記載)

第21条　前条の規定による請求書持参人の本人確認ができなかったときは、請求に係る書面が正確に記載されていることを確認するとともに、請求に係る書面に本人確認ができなかった旨を記載し、請求を受理するものとする。

(請求に係る書面)

第22条　請求は、窓口備付けの請求書又は本町ホームページに掲載したもの若しくは次の各号の請求に応じて当該各号に定めるものにより行わなければならない。

(請求書の審査)

第23条　従事職員は、請求に係る書面の審査に当たっては、その書面に次の各号に掲げる事項の記載等があることを確認するものとする。

(請求者への告知)

第24条　請求書持参人が代理人又は使者の場合に本人確認ができなかったときは、請求者に対して電話により請求に係る意思の確認等を行うことができる。

(告知書の内容)

第25条　告知書の内容は、次のとおりとする。

(告知書の作成)

第26条　告知書の作成に当たり、次の各号に掲げる行為について請求書持参人に行わせることができる。

(告知書台帳の作成)

第27条　告知書を送付したものについては、関係書類の写しを告知書台帳としてフォルダ化するものとする。

(官公署からの請求の委任)

第28条　官公署から請求の請求書持参人が官公署の職員でないときは、当該請求を行う官公署の所属長等の公印が押印された委任状を提出しなければならない。

(郵便等による請求の送付先)

第29条　郵便等による請求に係る戸籍関係証明の送付先は、請求者が個人の場合は請求者の住所又は所在地、法人の場合は法人の所在地とする。ただし、その他の場所を送付先とすることについて正当であると管理者が認めたときは、この限りでない。

(第三者からの請求の審査)

第30条　第三者からの請求については第23条に基づいて審査し、請求事由の真実性を確認するため、疎明資料を提出させるものとする。

(電話照会)

第31条　官公署からの刑事訴訟法(昭和23年法律第131号)第197条第2項の規定に基づくもので、緊急措置として電話による戸籍等の記載事項に関する照会(以下「電話照会」という。)が行われたときは、後日、公文書を提出することを確認したうえ、照会に応じるものとする。

(電話照会者名簿の提出)

第32条　前条の規定により電話照会に応じる場合は、電話照会をする官公署(以下「電話照会官公署」という。)からあらかじめ、その官公署の代表電話番号並びに電話照会をする者(以下「電話照会者」という。)の所属及び氏名を記載した名簿(以下「電話照会者名簿」という。)の提出を受けるものとする。

(電話照会の審査等)

第33条　電話照会を受けた従事職員は、電話照会者の所属及び氏名を電話照会者名簿と照合するものとする。

(電話照会の拒否)

第34条　次のいずれかに該当するときは、電話照会に応じないものとする。

(文書等の保管及び処分)

第35条　文書等の保管に関しては、個人情報の漏洩に留意し、保存年限終了後は適切に処分するものとする。

(施行期日)

第1条　この告示は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)附則第1条第4号に掲げる規定の施行の日(平成28年1月1日)から施行する。ただし、第1条(美里町戸籍に係る事務取扱要綱第7条第1項第1号の改正規定を除く。)の規定、第2条(美里町住民基本台帳に係る事務取扱要綱第5条第1項第1号及び第17条第1項第5号の改正規定を除く。)の規定及び第6条(美里町地域生活支援事業実施要綱第78条第3号、第4号及び第5号の改正規定を除く。)は公布の日から、第6条(美里町地域生活支援事業実施要綱第1条の改正規定を除く。)の規定は番号法附則第1条第5号に掲げる規定の施行の日から施行する。

(美里町戸籍に係る事務取扱要綱の一部改正に伴う経過措置)

第2条　第1条(美里町戸籍に係る事務取扱要綱第7条第1項第1号の改正規定に限る。)の規定の施行日前に行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律の施行に伴う関係法律の整備に関する法律(平成25年法律第28号。)第19条の規定による改正前の住民基本台帳法(以下この条において「旧住基法」という。)第30条の44第3項の規定により交付された住民基本台帳カードについては、なお従前の例による。